采购管理办法
第一章 总 则
第一条为规范校（院）采购工作，保障采购质量，提高采购效率，防范采购风险，根据《中华人民共和国政府采购法》及有关规定，结合校（院）实际，制定本办法。
第二条校（院）采购包括政府采购和非政府采购。
政府采购是指校（院）使用财政性资金，采购集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。包括集中采购和分散采购。
纳入集中采购目录的采购项目，实行集中采购。集中采购目录以外且采购限额标准以上的采购项目实行分散采购。
非政府采购是指校（院）使用财政性资金，采购集中采购目录以外且采购限额标准以下的货物、工程和服务的行为。包括归口采购和部门采购。
归口采购是指由采购管理职能部门组织实施采购程序的行为。采购预算金额5万元（含）以上的货物、服务或者20万元（含）以上的工程实行归口采购。
部门采购是指由采购需求申报部门组织实施采购程序的行为。采购预算金额5万元以下的货物、服务或者20万元以下的工程实行部门采购。
不得通过拆分项目规避政府采购、归口采购。
第三条校（院）采购遵循廉洁、节约、公开、公平、公正和诚信原则。
第四条校（院）采购应当严格落实政府采购政策。
第五条采购一般工作流程：编制采购预算、编制采购需求、开展采购活动、签订及履行采购合同、开展采购验收、支付采购资金、归档采购文件。
第二章 采购体制机制和职责分工
第六条在校（院）委会领导下，校（院）直属部门（以下简称部门）根据职能职责和工作需要开展采购工作。
各部门应当建立部门主要负责人领导、分管负责人管理、采购管理员日常管理的采购工作机制。
第七条行政财务部是校（院）采购管理职能部门，负责下列事项：
（一）组织申报采购项目、编制采购预算；
（二）审核政府采购、归口采购项目内容；
（三）组织实施政府采购、归口采购程序，委托采购代理机构实施采购，组织单一来源论证，推荐行政监督代表；
（四）参与政府采购、归口采购合同审核，审核合同财务条款；
（五）参与政府采购、归口采购验收；
（六）归档政府采购、归口采购文件；
（七）支付采购资金；
（八）处理供应商对政府采购、归口采购程序的质疑、投诉；
（九）指导部门采购。
第八条总务部负责下列事项：
（一）审核货物、工程采购项目；
（二）组织实施依据《中华人民共和国招标投标法》、国家发展改革委第16号令等法律法规政策规定的必须招标的工程及与工程有关的货物、服务采购程序；
（三）配合工程采购。
第九条业务指导与信息化部负责审核信息化采购项目，根据信息化采购项目实际，推荐业主评委。
第十条机关党委根据职能职责参与校（院）采购监督管理工作，推荐纪律监督代表。
第十一条 法律顾问对招标文件、谈判文件、单一来源采购文件、询价文件、磋商文件、征集文件等采购文件和采购合同进行法律审查，对采购活动、采购纠纷提供法律保障。
第十二条各部门是校（院）采购承办部门，负责下列事项：
（一）申报采购项目，编制采购预算；
（二）确定部门采购项目内容，拟定政府采购、归口采购项目内容，推荐采购方式、采购人代表，拟定评审因素、评分标准，申请实施采购项目；
（三）参与实施政府采购、归口采购程序，实施部门采购程序，配合单一来源论证，根据采购项目实际推荐业主评委，推荐供应商；
（四）组织签订、履行采购合同；
（五）组织开展采购验收；
（六）归档部门采购文件，配合归档政府采购、归口采购文件；
（七）办理采购资金支付手续；
（八）组织处理部门采购的质疑、投诉，处理供应商对政府采购、归口采购需求（含评审因素、评分标准）的质疑、投诉；
（九）处理供应商售后服务事宜。
第三章 采购方式
第十三条政府采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价、竞争性磋商、框架协议、合作创新和国务院政府采购监督管理部门认定的其他政府采购方式。
第十四条公开招标应作为政府采购的主要方式。
第十五条符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：
（一）具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；
（二）采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。
第十六条符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：
（一）招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；
（二）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；
（三）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；
（四）不能事先计算出价格总额的。
第十七条符合下列情形之一的货物或者服务，可以依照本法采用单一来源方式采购：
（一）只能从唯一供应商处采购的；
（二）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；
（三）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。
属于只能从唯一供应商处采购的，应当按要求组织专业人员进行论证。
第十八条采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的，可以采用询价方式采购。
第十九条符合下列情形之一的，可以采用竞争性磋商方式采购：
（一）政府购买服务项目；
（二）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；
（三）因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的；
（四）市场竞争不充分的科研项目，以及需要扶持的科技成果转化项目；
（五）按照招标投标法及其实施条例必须进行招标的工程建设项目以外的工程建设项目。
第二十条 符合下列情形之一的，可以采用框架协议方式采购：
（一）集中采购目录以内品目，以及与之配套的必要耗材、配件等，属于小额零星采购的；
（二）集中采购目录以外，采购限额标准以上，本部门、本系统行政管理所需的法律、评估、会计、审计等鉴证咨询服务，属于小额零星采购的；
（三）集中采购目录以外，采购限额标准以上，为本部门、本系统以外的服务对象提供服务的政府购买服务项目，需要确定2家以上供应商由服务对象自主选择的；
（四）国务院财政部门规定的其他情形。
集中采购目录内、未达到采购限额标准的，优先参与集中采购机构组织的批量采购，未实施批量集中采购的，可以采用框架协议采购。
第二十一条采购项目符合国家科技和相关产业发展规划，有利于落实国家重大战略目标任务，并且具有下列情形之一的，可以采用合作创新方式采购：
（一）市场现有产品或者技术不能满足要求，需要进行技术突破的；
（二）以研发创新产品为基础，形成新范式或者新的解决方案，能够显著改善功能性能，明显提高绩效的；
（三）国务院财政部门规定的其他情形。
第二十二条采购公开招标数额标准以上的货物、服务，需要采用非公开招标采购方式的，应当在采购活动开始前，由采购需求申报部门牵头、行政财务部配合，按照校（院）“三重一大”事项集体决策和湖南省政府采购非公开招标采购方式审批管理有关规定报批。
第二十三条非政府采购项目可以采用比选、议价、直接采购等方式进行。采购预算20万元（含）以上的非政府采购项目原则上参照政府采购方式、程序执行。
第二十四条比选采购、议价采购、直接采购适用情形。
（一）比选采购是指对符合资格条件、响应采购需求的供应商采用最低价法或者综合评分法确定1个或多个成交供应商、向其采购的行为。
（二）议价采购是指校（院）与符合资格条件、响应采购需求的供应商议定成交价、向其采购的行为。符合下列情形之一的，可以议价采购：
1.采购预算金额在1万元以下的；
2.有政府或者行业收费指导标准的；
3.只能从唯一供应商处采购的；
4.发生了不可预见的紧急情况来不及比选的；
5.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求、需要继续从原供应商处添购且添购资金总额不超过原采购合同金额10%的。
（三）直接采购是指校（院）向供应商直接购买的行为。符合下列情形之一的，可以直接采购：
1.有政府或者行业定价的，包括自来水、电、燃气、燃油、车票、机票、专家评审或讲课、邮政快递服务、报刊、办证、固定电话费、保险费、党校系统课程等；
2.有报销标准的，包括用餐、住宿等；
3.其他与政府或者行业定价、报销标准类似的情形。
第四章 采购预算编制
第二十五条采购需求申报部门应当落实零基预算改革规定，按照校（院）预算编制要求编制采购预算，做到应编尽编、细化到最底级品目。
行政财务部负责审核采购预算并按程序申报。
第二十六条无预算不采购，先有预算、后有采购。校（院）采购要严格按照批准的预算执行。未纳入年度采购预算的，原则上不得采购，确有必要且急需采购的，按照校（院）预算审批有关规定报批。
第五章 采购需求编制
第二十七条采购需求是指为实现采购目标，拟采购的标的及其需要满足的技术、商务要求。采购需求应当符合法律法规、政府采购政策和国家有关规定，符合国家强制性标准，遵循预算、资产和财务等相关管理制度规定，符合采购项目特点和实际需要。
技术要求是指对采购标的的功能和质量要求，包括性能、材料、结构、外观、安全，或者服务内容和标准等。
商务要求是指取得采购标的的时间、地点、财务和服务要求，包括交付（实施）的时间（期限）和地点（范围），付款条件（进度和方式），包装和运输，售后服务，保险等。
第二十八条申报采购需求的部门对采购需求管理负主体责任，对采购需求的必要性、完整性、合法性负责。各部门可以通过咨询、论证、问卷调查等方式开展需求调查。对于下列采购，应当开展需求调查：
（一）采购预算50万元以上的货物、80万元以上的服务、100万元以上的工程；
（二）涉及公共利益、社会关注度较高的；
（三）技术复杂、专业性较强的；
（四）各部门认为应当开展需求调查的。
第二十九条信息化建设货物、工程、服务采购需求报业务指导与信息化部初审，其他货物、工程、服务采购需求报总务部初审，报行政财务部复审。
第六章 采购活动开展
第三十条政府采购一般程序：
（一）采购项目意向公开。采购预算确定后，行政财务部组织采购需求申报部门公开采购项目意向，采购项目意向公开不得晚于采购活动开始前30日。
（二）明确采购需求。采购需求申报部门根据本办法第五章明确采购需求。
（三）明确采购控制价。按评审要求对采购需求进行评审，确定采购控制价。
（四）审批采购项目内容
1.采购需求申报部门填写采购项目实施审批表，拟定采购项目名称、采购需求及其采购预算，推荐采购方式、采购人代表、供应商的产生方式等。
2.审批流程及权限
采购预算10万元以下的，报采购项目申报部门和行政财务部主要负责人审批。
采购预算10万元至20万元以下的，报采购需求申报部门和行政财务部主要负责人审核，分管采购需求申报部门、行政财务部校（院）领导审批。
采购预算20万元（含）以上的，报采购需求申报部门和行政财务部主要负责人审核，分管采购需求申报部门、行政财务部校（院）领导审批，校（院）委会审定。
（五）确定采购代理机构。属于集中采购目录以内且采购限额标准以上的，委托集中采购代理机构采购，其他政府采购可以委托采购代理机构采购。
（六）编制采购文件。行政财务部或采购代理机构根据审核通过的采购项目内容编制，采购需求申报部门根据合同审批权限、流程办理采购文件审批事宜。
（七）邀请供应商。行政财务部或采购代理机构采用公告、推荐或者在省级财政部门建立的供应商库中随机抽取的方式邀请供应商。
（八）提供采购文件。归口管理部门或采购代理机构按规定向供应商提供。
（九）委托代理机构采购的，采购需求申报部门办理采购人代表、业主评委、监督代表授权事宜。
（十）提交响应文件。供应商根据采购文件提交。
（十一）行政财务部或采购代理机构组织开标、评审，确定成交供应商。
（十二）委托代理机构采购的，采购人代表确认采购结果。
（十三）行政财务部或采购代理机构公开采购结果。
第三十一条非政府采购比选、议价采购程序：
（一）明确采购需求。采购需求申报部门根据本办法第五章明确。
（二）明确采购控制价。按评审要求对采购需求进行评审，确定采购控制价。
（三）审批采购项目内容
1.采购需求申报部门填写采购项目实施审批表，拟定采购项目名称、采购需求及其采购预算，推荐采购方式、采购人代表、供应商的产生方式等。采购人代表为3人以上单数，组成比选、议价采购小组，采购预算1万元以下议价采购的采购人代表可以为1人。
2.审批流程及权限。
部门采购由部门主要负责人审批。
归口采购审批流程及权限与政府采购审批流程及权限相同。
（四）确定采购代理机构。非政府采购可以委托采购代理机构采购。
（五）编制采购文件。行政财务部或采购代理机构根据审核通过的采购项目内容编制。采购需求申报部门根据合同审批权限、流程办理采购文件审批事宜。采购需求申报部门根据采购项目情况，自主决定是否编制部门采购的采购文件。符合下列情形之一的，可以不编制比选、议价采购文件和响应文件。
（1）在电商平台采购的。
（2）发生了不可预见的紧急情况来不及编制采购文件的。
（3）采购需求简单、市场价格波动不大的。
（六）邀请供应商。采用公告或者推荐方式邀请供应商。参与比选的供应商不得少于3家。参与议价的供应商可以为1家。
（七）提供采购文件。行政财务部、采购需求申报部门或采购代理机构按规定向供应商提供。
（八）委托代理机构采购的，采购需求申报部门办理采购人代表、业主评委、监督代表授权事宜。
（九）提交响应文件。供应商根据采购文件要求提交。
（十）行政财务部、采购需求申报部门、采购代理机构组织开标、评审，不编制采购文件、响应文件的，行政财务部、采购需求申报部门组织直接围绕采购需求及其采购预算比选或与供应商议价，确定成交供应商。
（十一）委托代理机构采购的，采购人代表确认采购结果。
（十二）行政财务部、采购需求申报部门或采购代理机构公开采购结果。归口采购在综合办公楼大厅宣传栏公开，部门采购在部门公开。
第三十二条非政府采购直接采购程序：
（一）按照节约、便利原则选择供应商采购；
（二）各部门按照校（院）财务支出管理有关规定办理报账事项。
第七章 采购合同签订及履行
第三十三条采购需求申报部门自中标、成交公告发出之日起30日内，按照采购文件（采购需求）确定的有关事项和校（院）合同管理有关规定签订合同。政府采购合同自签订之日起7日内交行政财务部报采购监管部门备案。
第三十四条采购合同应当包括但不限于采购标的的名称、质量、数量（规模），履行时间（时限）、地点、方式，包装方式，价款或者报酬、付款进度安排、资金支付方式，验收、交付标准和方法，质量保修范围和保修期，违约责任与解决争议的方法等。
第三十五条采购合同的拟定、审批、签订、履行、归档等事项按照校（院）合同管理有关规定办理。
第八章 采购验收和采购资金支付
第三十六条政府采购、归口采购由采购需求申报部门牵头组织使用部门、技术部门、内审部门、资金监管部门、预算归口管理部门等组成3人以上验收小组进行验收。
技术复杂、专业性强的项目，可以邀请本项目的其他供应商、第三方专业机构、专家参与验收，其意见作为验收的参考资料。
第三十七条部门采购由采购需求申报部门验收。
第三十八条采购验收内容应当包括采购标的每一项技术和商务要求的履约情况。
分期实施的项目，应当分期进行验收。
采购验收应当填写验收单，参与验收人员应当出具验收意见并署名。采购资金在0.1万元以下的易耗品、服务采购，可以不填写验收单。
第三十九条采购需求申报部门按照校（院）财务管理有关规定办理采购资金支付手续。
第九章 采购文件归档
第四十条行政财务部负责政府采购、归口采购文件归档，各部门在采购工作完成后应及时将采购档案资料移交行政财务部并自留一份。采购需求申报部门负责部门采购文件归档。
采购文件包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评估报告、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件资料。
第四十一条采购档案的收集、整理、移交、保管按照校（院）档案工作管理有关规定办理。采购档案保管期为15年。
第十章 采购质疑、投诉处理
第四十二条供应商对政府采购、归口采购程序的质疑、投诉，由行政财务部负责处理；供应商对政府采购、归口采购需求（含评审因素、评分标准）和部门采购的质疑、投诉，由采购需求申报部门负责处理。
第四十三条质疑、投诉答复书按照校（院）合同审批权限、流程报批。
第四十四条采购质疑和投诉按照政府采购质疑答复和投诉处理操作规程办理。
第十一章 采购纪律
第四十五条参与采购活动的部门及相关人员、供应商和采购代理机构应当严格执行保密、回避制度，严格遵守采购法律法规，不得损害国家利益、社会公共利益和其他采购当事人的合法权益，不得以任何手段排斥其他供应商参与竞争，不得行贿、受贿，出现违法违规的，依法追究其法律责任。
第四十六条采购代理机构应当通过采购程序从湖南省政府采购代理机构库中选择，并对其服务进行跟踪考核。
第四十七条机关党委应当加强对重大采购项目、重点采购环节的监督。
第十二章 附 则
第四十八条属于涉密采购的，按照涉密采购管理有关规定办理。
第四十九条实行招投标的工程项目，除执行招投标管理有关规定外，还应当按照政府采购管理要求，在采购监管部门政府采购电子平台录入项目计划，把招投标信息公告链接到中国湖南政府采购网予以公开。
第五十条本办法由行政财务部负责具体解释工作。
第五十一条本办法自发布之日起施行。《采购管理办法》（湘校院发〔2021〕108号）同时废止。
附件：1.
采购项目实施审批表.doc
4.验收单.docx
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