采购管理办法

第一章 总 则

第一条为规范校（院）采购工作，提高财政资金使用效益，防范风险，确保公正廉洁，根据《中华人民共和国政府采购法》及有关规定，结合校（院）实际，制定本办法。

第二条校（院）采购包括政府采购和非政府采购。

政府采购是指使用财政资金，采购政府集中采购目录以内或达到相应年度政府采购限额标准以上的货物、工程和服务的采购行为。

非政府采购包括校（院）统一采购和部门自行采购。

统一采购是指使用财政资金，预算金额在政府采购限额标准以下，5万元以上的货物、服务和20万元以上工程的采购行为。

自行采购是指使用财政资金，预算金额在5万元以下的货物、服务和20万元以下工程的采购行为。

第三条非政府采购应通过电子卖场进行。

第二章 机构与职责分工

第四条行政事务管理部是校（院）采购管理职能部门，负责办公设备购置项目预算的汇总、编制工作，负责政府采购和校（院）统一采购程序的牵头组织，指导各部门自行采购。

第五条财务部是采购监督部门，负责审核、上报和公开采购预算，监督采购活动。

第六条各部门根据职责申报本部门采购预算，提供编制采购文件需要的资料，推荐采购方式和采购人代表，办理采购人代表授权，负责合同签署、履行、组织验收和报账，参与答复供应商质疑和投诉，负责实施本部门自行采购项目，保管部门自行采购档案。

采购人代表根据授权审核、确认采购文件，推荐供应商，担任业主评委，确认评审结果等。

第七条基建办负责预算400万元以上的工程及与工程有关的货物（不包含家具、家电、设备等）、服务采购；负责政府采购、校（院）统一采购工程的项目申报、组织实施（不含前期招标程序工作），及时向行政事务管理部提供编制采购文件所需的资料。

相关职能部门对与本部门业务有关的采购负责技术把关。

第三章 预算管理

第八条预算申报。各部门按要求向财务部申报下年度采购项目预算，其中属于办公设备购置项目的先报行政事务管理部审核，再报财务部。

申报采购项目预算需提供详细的采购需求和预算金额。采购需求与其他部门有关的，需征求其意见。采购需求受专业、技术等因素限制难以确定的，可以有偿咨询专业机构；但提供咨询服务的专业机构不得参与相关采购活动。

第九条预算审核。财务部汇总各部门申报的年度采购项目预算，纳入年度预算方案，报校（院）委会议审定。

第十条预算编制。财务部根据校（院）委会议审定的年度采购预算方案编制年度采购预算，并按程序报批和公布。

未纳入年度采购预算的项目，原则上不得采购。确属于不可预见且急需的，按《财务管理办法》执行，其中属于办公设备购置项目的先报行政事务管理部审核。

第四章 供应商确定

第十一条采购意向公开。政府采购应按要求公开采购意向，政府采购预算申报部门应及时向行政事务管理部提供项目名称、采购需求概况、预算金额、预计采购时间等相关内容，确保采购意向公开时间不晚于采购活动开始前30日。

第十二条各部门实施采购预算前须填写项目实施表，实施表包括采购预算金额、采购需求、采购方式、采购人代表等。其中政府采购、校（院）统一采购项目实施表报行政事务管理部确认，部门自行采购项目实施表由本部门主要负责人签字确认。

第十三条政府采购供应商按照有关规定程序确定。

第十四条非政府采购供应商按照《湖南省政府采购电子卖场管理办法》和校（院）相关规定确定。

第十五条由于不可预见且急需等原因，不能在电子卖场中实施的非政府采购项目，供应商确定程序如下：

（一）校（院）统一采购供应商的确定

1.成立采购小组（3人以上单数）。由行政事务管理部参照政府采购程序组织相关人员成立。

2.编制采购文件。由行政事务管理部参照政府采购有关规定编制。

3.审核确认采购文件。由采购小组审核，采购人代表签字确认。

4.邀请供应商。按照有关规定执行，邀请方式包括公告邀请和部门推荐等。供应商须具有相应资质条件。

5.提供采购文件。由行政事务管理部向供应商提供。

6.供应商提交相应文件。

7.确定成交供应商。由采购小组根据符合采购需求、质量和服务相等、价格合理等原则确定，并由采购人代表签字确认。

8.公布成交结果。行政事务管理部在办公楼大厅宣传栏或校（院）门户网站公布成交结果。

（二）部门自行采购供应商的确定

1.各部门自主邀请供应商，按照有关规定执行。

2.采购人代表或采购小组（3人以上单数）与满足采购需求的供应商就价格进行谈判，确定成交供应商。预算在1万元以上的，必须成立采购小组，并在办公楼一楼大厅公布成交结果。

第五章 合同签署与履行

第十六条基建办负责政府采购、校（院）统一采购工程项目合同的起草、报批、签署及履行；其他采购由采购预算申报部门负责合同起草、报批、签署手续，并负责合同履行及后续工作。

第十七条政府采购项目合同由行政事务管理部按规定备案和公告。

第十八条政府采购、校（院）统一采购工程项目验收由基建办牵头，其他采购验收工作由采购预算申报部门牵头。牵头部门与行政事务管理部、财务部及相关部门人员组成验收小组（3人以上单数）负责验收。部门自行采购由部门主要负责人指定本部门人员负责验收。

第十九条财务部凭采购预算申报部门提供的合同和验收单办理付款事宜。

第六章 供应商质疑与投诉处置

第二十条供应商对采购程序相关的质疑、投诉，由行政事务管理部负责答复。供应商对采购需求（含评分表）的质疑、投诉，由采购预算申报部门负责答复，并提出变更意见。

第二十一条对质疑、投诉的答复及变更，须报分管校（院）领导审批。

第七章 采购档案管理

第二十二条行政事务管理部负责政府采购和校（院）统一采购档案管理，各部门在采购工作完成后应及时将档案资料移交行政事务管理部。各部门自行采购档案资料的收集和管理由本部门负责。

第二十三条采购档案的保存期限为从采购结束之日起至少十五年，期满后按照《档案管理办法》相关规定办理。保存期间须建立借阅管理台账。

第八章 附则

第二十四条非政府采购规定不明确的，参照政府采购有关规定执行；属于涉密采购的，按照《涉密政府采购管理暂行办法》执行。校（院）其他制度涉及采购管理内容与本办法规定不一致的，以本办法为准。

第二十五条韶山干部学院参照本办法制定相应管理办法，报行政事务管理部备案。

第二十六条本办法由行政事务管理部负责解释。

第二十七条本办法自发布之日起施行。2018年9月14日印发的《采购管理办法》（湘校院发〔2018〕73号）同时废止。